Nieoczywiste przypadki podlegania obowiązkowym składkom ZUS

Kiedy Zleceniobiorca podlega obowiązkowo składkom ZUS?

Zleceniobiorca podlega obowiązkowo składkom ZUS, jeśli:

• nie ma innego tytułu do ubezpieczenia
• ma inny tytuł do ubezpieczenia, ale podstawa składek ZUS z innego lub innych tytułów jest zbyt niska
• nie jest w grupie osób niepodlegających składkom ZUS z umowy zlecenia

Obowiązkowo podlega i finansuje składki:

• emerytalną (9,76%)
• rentową (1,5%)
• zdrowotną (9%)

Zleceniobiorca może przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (2,45%), koszt tej składki także obciąża wynagrodzenie zleceniobiorcy.

Jakie składki finansuje Zleceniodawca?

Zleceniodawca finansuje składki:

• emerytalną (9,76%)
• rentową (6,5%)
• wypadkową (1,67% dla płatników do 9 osób; dla pozostałych płatników wysokość składki wypadkowej zależy od wypadkowości i PKD, jeśli składkę ustala ZUS lub od PKD, jeśli składkę samodzielnie ustala płatnik)
• Fundusz Pracy (2,45%)
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,1%)

10 nieoczywistych przypadków, kiedy mimo „pierwszego wrażenia”, należy zgłosić zleceniobiorcę do ZUS i opłacać składki:

1. Student, który właśnie się obronił.
2. Student, który skończył 26 lat.
3. Student do 26 roku życia, ale jest to student studiów doktoranckich.
4. Osoba prowadząca działalność gospodarczą, ale opłacająca składki preferencyjne.
5. Osoba zatrudniona w innej firmie na podstawie umowy o pracę na część etatu i osiągająca przychód niższy niż minimalne wynagrodzenie wynagrodzenie (mniej niż 4300 brutto od 01.07.2024 do 31.12.2024, 4666 brutto od 01.01.2025 do 31.12.2025).
6. Osoba zatrudniona w innej firmie na podstawie umowy o pracę na pełen etat, ale przebywająca na urlopie wychowawczym.
7. Osoba zatrudniona w jednej firmie na umowę o pracę i w kolejnych dwóch innych firmach na umowy zlecenia, ale łączny przychód z tych umów jest niższy niż minimalne wynagrodzenie.  
8. Osoba, która zawarła z nami umowę zlecenia w zeszłym roku i złożyła rok temu oświadczenie, że jest zatrudniona na pełen etat i osiąga minimalne wynagrodzenie, ale od tego czasu sytuacja się zmieniła. Teraz pracuje na 1/5 etatu i jej wynagrodzenie jest niższe niż minimalne.
9. Emeryt, który zawarł z nami umowę zlecenia i jest to jego jedyny przychód poza emeryturą.
10. Osoba opłacająca KRUS i zatrudniona w innej firmie na umowę o dzieło.

Powyższe przykłady pokazują, że ustalenie prawidłowego statusu zleceniobiorcy względem ZUS nie jest proste i nie ustala się go raz na zawsze. Warto weryfikować jaki jest aktualny status zatrudnianych osób na umowy cywilnoprawne.

Kiedy warto weryfikować jaki jest aktualny status zatrudnianych osób na umowy cywilnoprawne? Z jaką częstotliwością?

Na pewno w przypadku, gdy jest zawierana kolejna umowa zlecenia. Zarówno wtedy, gdy nie ma żadnej przerwy między jedną a kolejną umową, jak i wtedy, gdy jest przerwa w umowach. A w szczególności wtedy, gdy przerwa jest dłuższa niż kilka dni. W czasie tej przerwy wszystko może się zdarzyć, np. student może się obronić, pracujący na umowę o pracę w innej firmie może przez tę firmę zostać zwolniony z pracy, a osoba która nigdzie indziej nie pracowała, może nagle podpisać inną umowę zlecenia z inną firmą. I okazuje się, że wcześniej ustalony status względem ZUS ulega zmianie. Uważajcie na to koniecznie. Wypracujcie takie procedury czy zasady, aby odbierać oświadczenie zleceniobiorcy przy podpisywaniu każdej umowy zlecenia, to przynajmniej rozwiąże problem ustalania jakim ZUS-om podlega zleceniobiorca w dniu podpisania każdej z umów.

Ale są też przypadki długotrwających umów zlecenia, zawieranych od razu na pół roku, rok czy nawet na czas nieokreślony. Jednym z rozwiązań, które pozwoli się zabezpieczyć, to w oświadczeniu wpisać pouczenie, aby zleceniobiorca informował o każdej zmianie dotyczącej obowiązkom względem ZUS. To takie zabezpieczenie, na wypadek gdyby zleceniobiorca nie poinformował o zmianach, a trzeba by ściągnąć od niego zaległe składki. Tyle, że to nie rozwiązuje problemu konieczności wykonania korekt. Dlatego dobrze wprowadzić cykliczność potwierdzenia statusu ubezpieczeniowego w trakcie tych dłużej trwających umów. Może to być dwa razy do roku, czy co kwartał czy jeszcze w innych okresach. A jeszcze lepszym rozwiązaniem wydaje się być drukowanie na dole rachunku lub na jego odwrocie, oświadczenia dotyczącego statusu zleceniobiorcy w każdym miesiącu. Zleceniobiorca podpisując rachunek, jednocześnie podpisuje oświadczenie czy jest studentem, czy pracuje itd. To zminimalizuje ryzyko korekt, a przynajmniej znaczenie je ograniczy.

To co także zminimalizuje ilość korekt, to zasada sprawdzania po sobie. Na pewno wtedy, gdy nie ma drugiej osoby, która może to zrobić. Także wtedy, gdy działacie pod wpływem stresu, bo gonią was terminy, jest duża rotacja, a ludzie wypełniają dokumenty nieczytelnie. Ale także wtedy, gdy zaczynaliście jako osoby z małym doświadczeniem. Teraz już wiecie więcej, więc dobrze wrócić do niedalekiej przeszłości, przeanalizować i ewentualnie skorygować deklaracje ZUS i naliczenia. Bo jeśli pojawi się kontrola, to sprawdzi na pewno 3 lata wstecz, a może się zdarzyć, że kontrola obejmie dłuższy okres. Jeśli stwierdzi błędy, to znajdą się w protokole. Korekty tak czy inaczej będą konieczne, a odsetki za zwłokę wyższe niż obecnie.