Bony świąteczne i karty przedpłacone

Czy trzeba zapłacić podatek i ZUS od bonów świątecznych i kart przedpłaconych, przekazanych pracownikom przed świętami?

Nie ma jednej prawidłowej odpowiedzi na to pytanie, a w zasadzie odpowiedź brzmi „to zależy”. A zależy od następujących czynników:

1. Czy w pracodawca utworzył Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
   Nie każdy pracodawca jest zobowiązany tworzyć ZFŚS, a ten który jest zobowiązany może się z tego obowiązku zwolnić.
   
   
2. Czy są jeszcze środki na wyodrębnionym rachunku prowadzonym na potrzeby ZFŚS?
   Należy to sprawdzić, bo może zgromadzone środki zostały wydatkowane na inne cele lub było ich na tyle mało (np. zmniejszony odpis), że tylko jeden cel został spełniony.
   
   
3. Czy w regulaminie zostało przewidziane takie świadczenia jak bony świąteczne lub karty przedpłacone?
   Proszę pamiętać, że regulamin powinien być napisany zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS i musi wskazywać zarówno cele, na które mogą być wydatkowane środki, kryteria przyznawania tych środków jak i dowody czy dokumenty, poświadczające wybrane kryteria.
   
   
4. Według jakich kryteriów świadczenia świąteczne mają być przyznawane?
   Fundusz socjalny jak sama nazwa wskazuje, ma za zadanie w miarę możliwości zaspokajać potrzeby socjalne pracowników. Zazwyczaj bierze się pod uwagę takie kryteria jak dochody pracownika lub dochody całej rodziny, ilość dzieci, ilość dzieci lub innych członków rodziny z niepełnosprawnościami, choroby i śmierć w rodzinie, warunki mieszkaniowe. Największa pomoc należy się pracownikom w najcięższej sytuacji materialnej, rodzinnej czy życiowej.
   
   
5. Jakie dowody są wymagane, aby przyznać określone świadczenie?
   Tu ważne jest to, co zostało zapisane w regulaminie ZFŚS. Jeśli regulamin przewiduje zaświadczenia z zakładu pracy małżonka, z przedszkoli i szkół dzieci, orzeczenia o niepełnosprawności: to komisja socjalna ma obowiązek zebrać i przeanalizować te dokumenty. W przypadku gdy przewidziano tylko oświadczenie pracownika, to praca komisji socjalnej jest ułatwiona, ponieważ analizuje tylko jeden dokument każdego z pracowników.

Generalna zasada dotycząca dystrybucji środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest taka, że środki nie mogą być rozdysponowane po równo. Należy wziąć pod uwagę sytuację poszczególnych pracowników i przyznać im środki o różnej wartości. W praktyce może to wyglądać tak, że określa się jakieś widełki, przedziały, a kwoty świadczeń pomiędzy kolejnymi przedziałami nie muszą się znacząco różnić (np. tylko o 20 czy 50 zł).

Jeśli świadczenia świąteczne w postaci bonów lub kart przedpłaconych zostaną sfinansowane z ZFŚS oraz zostaną rozdysponowane między pracowników zgodnie z regulaminem funduszu, to będą zwolnione ze składek ZUS, niezależnie od ich wartości.

O ile w przypadku zwolnienia ze składek ZUS nie ma znaczenia wartość świadczenia oraz forma świadczenia, tj. czy świadczenia świąteczne są przekazane w postaci bonów czy kart przedpłaconych, to w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych ma to bardzo duże znaczenie.

Warunki zwolnienia świadczenia z podatku

1. Zostało sfinansowane w całości z ZFŚS.
2. Łączna wartość świadczeń w roku podatkowym dla danego pracownika nie przekroczyła 1000 zł (do końca 2023 roku było to 2000 zł, podwyższony limit zwolnienia obowiązywał tylko do końca roku, następującego po roku, w którym został odwołany stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19).
3. W aktualnym stanie prawnym, do kwoty 1000 zł roczna wartość świadczeń z ZFŚS jest zwolniona z opodatkowania, po przekroczeniu tego limitu, tylko nadwyżka jest opodatkowana.
4. Przekazano świadczenie rzeczowe lub świadczenie pieniężne, albo jedno i drugie. Ustawodawca zastrzegł, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Jeśli pracodawca przekaże w prezencie kartę przedpłaconą, która jest traktowana jak środki pieniężne, to wartość tej karty będzie zwolniona z podatku, przy zachowaniu powyższych warunków. Natomiast wartość bonów świątecznych będzie opodatkowana.

Rodzaje świadczeń świątecznych

Wyróżniamy następujące świadczenia świąteczne z ZFŚS:

• Bony świąteczne: są zwolnione z ZUS bez względu na wartość, ale są opodatkowane.
• Karty przedpłacone: są zwolnione z ZUS bez względu na wartość i są zwolnione z podatku, do 1000 zł w roku (łączna wartość wszystkich świadczeń z ZFŚS).

Pracodawcy, którzy nie tworzą ZFŚS, a chcą przekazać bony świąteczne lub karty przedpłacone, to muszą liczyć się z tym, że świadczenia sfinansowane ze środków obrotowych są zarówno oskładkowane jak i opodatkowane. Narzuty na te świadczenia są takie same jak w przypadku premii uznaniowej, nagrody czy premii świątecznej.