Zagraniczny pracodawca zatrudnia pracownika w Polsce, co z ZUS i PIT?

Umowa o pracę została zawarta przez zagranicznego pracodawcę z obywatelem Polski, a miejsce świadczenia pracy to Warszawa. Pracodawca nie ma w Polsce ani siedziby ani oddziału.

Prawidłowe określenie miejsca świadczenia pracy jest ważne, bo mimo tego że pracodawca jest zagraniczny, to co do zasady ZUS i podatek odprowadza się w państwie, w którym jest wykonywana praca.

Składki ZUS i podatek są obliczane zgodnie z prawem obowiązującym w Polsce.

Jak to technicznie rozwiązać?

Zaliczka na podatek: zagraniczny pracodawca nie może się zarejestrować jako płatnik podatku. Pracownik, który uzyskuje dochody bez pośrednictwa płatnika:

• samodzielnie wpłaca zaliczki na podatek co miesiąc

albo

• wpłaca podatek jednorazowo po zakończeniu roku, na podstawie PIT-36.

Składki ZUS: tu są dwie możliwości do wyboru:

1. Zagraniczny pracodawca zgłasza się do ZUS jako płatnik składek na druku ZUS ZPA, następnie zgłasza pracownika do ZUS na deklaracji ZUS ZUA z kodem 011000 i co miesiąc składa za niego deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA, RCA i RSA oraz opłaca należne składki ZUS.
2. Pracownik przejmuje rolę płatnika składek ZUS. W tym celu zawiera na piśmie porozumienie z pracodawcą, z którym następnie zgłasza się do ZUS właściwego dla jego adresu zamieszkania. Pracownik zgłasza się do ZUS na deklaracji ZUS ZUA z kodem 012500 i co miesiąc składa za siebie deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA i samodzielnie dokonuje wpłat do ZUS.

Ważne! Od przychodów od zagranicznego pracodawcy nie opłaca się składek na FGŚP.

Mamy kilku takich zagranicznych pracodawców i w ich imieniu dopełniamy wszelkich formalności związanych ze zgłoszeniem do ZUS oraz obliczeniem wynagrodzeń i należnych składek ZUS. W imieniu pracownika obliczamy należną zaliczkę na podatek oraz składki ZUS, jeśli pracownik przejmie rolę płatnika składek ZUS.

Ciekawi jesteśmy, czy spotykacie się z zatrudnieniem pracowników w Polsce przez zagranicznych pracodawców? A może macie inne niż my doświadczenia w tym zakresie?

Poniżej odpowiedź ZUS na zadane przez nas pytanie w sprawie konkretnego pracodawcy:

Szanowni Państwo,

W nawiązaniu do Państwa pytania z dnia 08.11.2024r. informujemy, że pracownik powinien zgłosić się do jednostki ZUS właściwej ze względu na jego adres zamieszkania z kopią porozumienia zawartego z pracodawcą na podstawie art. 21.2 rozporządzenia 987/20091, a także kopią decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej NIP. Porozumienie takie powinno zawierać m. in. następujące dane:

1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. Urz. UE L 284 z 30.10.2009 r., str. 1, z późn. zm.)

• podstawę prawną tj. przytoczony powyżej artykuł
• dane adresowe i identyfikacyjne pracownika
• dane adresowe i identyfikacyjne pracodawcy
• okres na jaki pracownik zobowiązuje się przejąć obowiązki płatnika składek ( np. na czas trwania umowy o pracę) lub od kiedy nastąpi przejęcie obowiązków.

Pracownik składa dokumenty zgłoszeniowe ZUS ZUA z kodem 0125 00 (przy zawartej z podmiotem zagranicznym umowie o prace) lub 0426 00 (przy umowie zlecenie) przedstawiając siebie, jako płatnika jak i osobę ubezpieczoną. Składa także dokument ZUS ZAA, w którym wykazuje adres zagranicznego pracodawcy.

Za każdy miesiąc rozliczeniowy osoba przejmująca obowiązki płatnika składa deklarację DRA, w której wykazuje podstawę wymiaru składek – czyli wynagrodzenie brutto oraz poszczególne składki finansowane przez pracownika i przez pracodawcę.

Pracownik, który przejął obowiązki płatnika składek dokonuje wpłat, składając dyspozycje złotych (PLN) zgodnie z należnością wynikającą z deklaracji rozliczeniowej DRA, na numer rachunku składkowego wygenerowany specjalnie dla niego, po tym jak dokona złożenia w ZUS dokumentu ZUA z kodem 0125 (lub 0426).