Jak ogłoszony dzień wolny 24 grudnia, wpłynął na wysokość ekwiwalentu za urlop.

Ten dodatkowy wolny dzień będzie dopiero za ponad 9 miesięcy. Niemniej jednak, my się już cieszymy na ten dodatkowy dzień wolny. Niezależnie od zmiany przepisów, u nas ten dzień był wolny już w zeszłym roku. A w tym roku czas wolny w okresie świąt grudniowych to będzie aż 5 dni, od środy do niedzieli. Dużo czasu na świętowanie, na spotkania, na wypoczynek.

Wydawać by się mogło, że ekwiwalent za urlop nie ma związku z ogłoszeniem dnia wolnego 24 grudnia 2025 r. Pozornie bez związku ale…

To się łączy. I nie tylko dlatego, że brak wypoczynku, brak urlopu w okresie przed rozwiązaniem umowy o pracę powoduje konieczność wypłaty ekwiwalentu za urlop. Przez cały rok, a nie tylko w związku ze świętami.

Ekwiwalent za urlop to pieniężna rekompensata za określoną ilość dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Jest wypłacany w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, a wymagalny w ostatnim dniu zatrudnienia.  

Wartość ekwiwalentu za urlop ustala się na podstawie stałych oraz zmiennych składników wynagrodzenia oraz tzw. współczynnika do ekwiwalentu.

Współczynnik do ekwiwalentu jest ustalany odrębnie na każdy rok kalendarzowy. Oznacza średniomiesięczną ilość dni pracy i ściśle zależy od dni wolnych od pracy w danym roku.

Dlaczego jest ustalany na każdy rok odrębnie, a nie jest stały i obowiązujący we wszystkich latach? Ponieważ w każdym roku może być inna ilość sobót, niedziel oraz dni świątecznych.

Jak ustala się współczynnik do ekwiwalentu za urlop na dany rok?

Ilość dni kalendarzowych – ilość sobót – ilość niedziel – ilość dni świątecznych, wypadających w innych dniach niż niedziela.

W związku z tym, że przepisy o wolnym dniu 24 grudnia wszedł w życie w trakcie roku, dopiero od 1 lutego 2025 roku, to w 2025 roku obowiązują dwa różne współczynniki do ekwiwalentu.

Pracownicy, którzy mieli wypłacany ekwiwalent za urlop w styczniu 2025, mieli obliczony ekwiwalent za urlop z zastosowaniem współczynnika 20,83; a pracownicy, którzy mają wypłacane ekwiwalenty za urlop od 1 lutego 2025, mają obliczany ekwiwalent za urlop przy zastosowaniu współczynnika za urlop 20,75.

Dla przykładu: jeśli pracownikowi pozostało 20 dni niewykorzystanego urlopu, to w zależności od miesiąca wypłaty ekwiwalentu za urlop, wartość ekwiwalentu jest inna. Przedstawimy to w trzech wersjach wynagrodzeń: 7000 brutto, 15000 brutto i 23000 brutto.

Jak wynika z powyższych uproszczonych obliczeń: im niższy współczynnik do ekwiwalentu, tym wyższe wynagrodzenie za niewykorzystany urlop.

Różnice w wynagrodzeniu za ekwiwalentu za urlop, obliczonego wg współczynnika 20,83 a obliczone współczynnika 20,75 nie są znaczne, ale wzrastają wraz z wzrostem wynagrodzenia oraz wraz z wzrostem ilości dni nie wykorzystanego urlopu wypoczynkowego:

• 7000 zł brutto: to 1,30 zł brutto za 1 dzień i 26 zł brutto za 20 dni,
• 15000 zł brutto: to 2,77 zł brutto za 1 dzień i 55,40 zł brutto za 20 dni,
• 23000 zł brutto: to 4,25 zł brutto za 1 dzień i 85 zł brutto za 20 dni.

Dla uproszczenia, przyjęliśmy do obliczeń stałe wynagrodzenia miesięczne (wynagrodzenia zasadnicze brutto). Ale do podstawy ekwiwalentu za urlop przyjmuje się także zmienne składniki wynagrodzenia (np. wynagrodzenie za nadgodziny wraz z dodatkami 50% i 100%, dodatek za godziny nocne, niektóre prowizje, premie miesięczne, kwartalne i roczne).

Na podkreślenie zasługuje także fakt, że powyższe wartości współczynników za urlop dotyczą pracowników zatrudnionych na pełen wymiar czasu pracy. Przy zatrudnieniu na część etatu, współczynnik do ekwiwalentu jest pomniejszany proporcjonalnie do wymiaru etatu.